Erfahrungen zur Erstauswahl, Installation und Konfiguration von Dolibarr beim Webhoster STRATO

Abstract – Worum geht es?

In diesem Artikel werden die gemachten Erfahrungen hinsichtlich Auswahl, Installation, Inbetriebnahme und Erstnutzung des Enterprise-Ressource-Planungssystems Dolibarr in einem kleinen Unternehmen dargestellt.

Im Speziellen betrachtet wird die Version: Dolibarr 7.0.4 (in der Variante: Dolibarr ERP-CRM d.h. es wird kein Bundle/Paket genutzt). Diese wird in einem Webhosting-Paket (STRATO PowerWeb Basic Paketpreis 8 EUR/Monat ausgeführt, PHP und MySQL) betrieben. Das Hostingpaket wird im Unternehmen bereits für das Hosten der Internetpräsenz genutzt und die ERP Lösung Dolibarr erweitert den Nutzungsumfang.

Die Situation im Unternehmen vor der Einführung/Nutzung von Dolibarr

  • ein vorhandenes, kleines Unternehmen (Kleinstunternehmen) mit langjährig eingespielter und bestehender Softwareinfrastruktur für Buchhaltung, Auftragsverwaltung, Bestandsdaten steht vor der Wahl die bestehenden und eingespielten Abläufe beizubehalten oder zu verbessern.
    • die Bestandssoftware ist betagt, es handelt sich um Eigenentwicklungen die über die Jahre selbst gepflegt und auch im Leistungsumfang erweitert wurden, sich teilweise auch noch im Kundeneinsatz, aber insgesamt nicht mit aktuellen Lösungen des Wettbewerbs konkurrieren können
    • Einschränkungen: Anwendersoftware arbeitet lokal, mit getrennten Installationen auf jedem Anwender-PC, Netzwerkfähigkeit wird dadurch realisiert, dass die Datenbanken auf Netzwerkpfaden zur Verfügung stehen und die (Datenbanken: Dateien im Verzeichnissystem)
    • die wesentlichen Entwicklungen der letzten Jahre wurden allerdings verschlafen (kein Windowsfensterbetrieb, nur Textinformationen, keine Bilder & Grafiken, keine Textfelder, Copy-&-Paste Funktionen nur entsprechend Windows-Console, die zweite Generation der Software ist teilw. fehlerhaft, keine Email oder Kalenderfunktion, Gruppen- & Userverwaltung nur unzulänglich genutzt, sehr wenige Nutzer, hoher Einarbeitungsaufwand bei neuen Nutzern, vorhandene Nutzer machen Anpassungen in Software falls wirklich notwendig selber, kennen alle Fallstrick)

Identifizierte Anforderungen im Rahmen von Recherche und Analyse

  • kostengünstig/gratis (Idealfall: gratis)
  • keine Zwangsabomodelle (freie Möglichkeit zu bestimmten Entscheidungen)
  • kein Zurückhalten von essentiellen Features d.h. Aufspalten von Community in Enterprise Versionen (Ideal: keine Unterscheidung | vertretbar: spezielle Features)
  • kein aktuelles Vendor-Lock-In / kein zulünftig etabliertes Vendor-Lock-In (nur beurteilbar)
  • größere Nutzerbasis (ideal – sehr große, weltweite Nutzerbasis)
  • mehrere Entwickler (ideal – sehr große, weltweite Entwicklerbasis)
  • sauberes und aufgeräumtes Erscheinungsbild (subjektiv – Skins sind verfügbar)
  • Kunden, Lieferanten, usw: Verwaltung von Kunden und Lieferanten (vollständige CRM Lösung wünschenswert, Import- und Exportschnittstellen)
  • Verwaltung von Produkten und Dienstleistungen inkl. Stücklisten
  • Material- und Lagerverwaltung
  • Abbildung der typischen Ablaufprozesse: Angebot, Auftrag/Auftragsbestätigung, Rechnungen (auch PROFORMA Rechnungen), Lieferscheine
  • Schnittstellen für Import- und Export
  • Handhabungsfreudlichkeit mit nur geringem Aufwand zur Schulung/Einweisung
  • Zugriff auf das ERP System aus dem: Intranet, Internet, VPN via Intranet; Nutzung verschiedener Geräte möglich (ideal: PC, Tablet & Co.)

Dolibarr eine kurze Übersicht

Dolibarr – warum viel die Entscheidung

  • eine Suche alternativer und geeigneter Möglichkeiten erfolgte über einen längeren Zeitraum immer wieder nebenbei, mehr oder minder gut organisiert
  • Kriterien zur Auswahl waren im Fluss (d.h. auch neue Kriterien kamen im Lauf der Suche und Auswahl  hinzu)

Dolibarr bekannte und im weiteren Verlauf erkannte Nachteile

  • kleinere Entwicklergemeine
  • kein deutscher Kontenrahmen vorhanden (Kontenrahmen von anderen Staaten sind vorhanden)

Installation von Dolibarr bei STRATO


  • STRATO: Mysql Datenbank anlegen
    • Informationen zur Einrichtung direkt von STRATO: FAQ/ARTIKEL567
    • in STRATO Webpaketverwaltung einloggen (Bereich Kundenlogin)
    • Bereich: Datenbanken und Webspace > Datenbankverwaltung
      • „Datenbank anlegen“ und die wichtigen Informationen notieren
        • Datenbankserver: rdbms.strato.de [lt. FAQ]
        • Datenbanktyp: MySQL [lt. FA
        • Datenbankname: DB1234567
        • Benutzername: U1234567
        • Passwort: XXXXXX (vergeben!)
      • bekannte Einschränkungen lt. STRATO bzgl. verschachtelten Einträgen
        • MySQL unterstützt derzeit einen Teil des SQL-Standards. Einschränkungen bestehen bezüglich folgender Punkte:
          • Verschachtelte Abfragen nach dem Muster „SELECT * FROM table1 WHERE id IN (SELECT id FROM table2);“ sind nicht möglich“
          • „SELECT… INTO TABLE ist nicht möglich“
STRATO Datenbankverwaltung (zwei Dolibarr Datenbanken angelegt, eine für den produktiven Einsatz, eine weitere für Tests & Versuche)

Webspace Verzeichnis festlegen und Dolibarr Upload

  • Dolibarr Version auswählen, herunterladen und im eigenen Webspace bereitstellen (Site Upload)
    • Herunterladen der gewünschten Dolibarr Version (empfohlen: STABLE ERP-CRM 8.0.3)
    • Ausführungsverzeichnis festlegen und darin die Dolibarr Dateien übertragen bspw. /erp/

 


Installation u. Konfiguration

  • Dolibarr stellt eine Schritt-für-Schritt Installation mittels Menü zur Verfügung: Dies kann durch Aufrufen der Unterseite /htdocs/install | /install/index.php
  • Die gemachten Einstellungen werden letztlich gespeichert in der Dolibarr Konfigurationsdatei: /htdocs/conf/conf.php
    • Verzeichnis für Speicherung von Websites (die Dolibarr Installation): /home/strato/http/premium/rid/42/99/XXXXXX/htdocs/erp/htdocs – die Standardeinstellung kann belassen werden
    • Verzeichnis zur Speicherung von Dokumenten (Dokumentenverzeichnis): /home/strato/http/premium/rid/42/99/XXXXXX/htdocs/erp/documents
    • URL-ROOT: http://www.XXXXXXde/erp/htdocs – die Standardeinstellung kann belassen werden
    • Dolibarr-Datenbank
      • Name der Datenbank (= STRATO DB Name):  DB1234567
      • Art des Treibers: nur mysqli oder mssql stand zur Verfügung, da mssql als experimentell gekennzeichnet ist wird mysqli verwendet
      • Datenbankserver: rdbms.strato.de
      • Port: 3306
      • Präfix für die Tabellen der Datenbank: erp_ (Definition nach Kundenwahl)
      • Datenbank erstellen: nicht aktiv [bei Erstinstallation]
      • Anmeldung: U1234567 [=Strato DB Nutzername]
      • Passwort:  [das bei Strato vergebene]
      • Erzeuge Besitzer / erteile Benutzer Berechtigung: ist nicht notwendig
      • Die Tabellen der Datenbank werden für Dolibarr erzeugt/initialisiert
      • Systemadministrator anlegen:
        • Nutzername nach Wahl
        • und Passwort
  •  

    Abschluss der Installation:

    • Das Installationsverzeichnis */htdocs/install löschen oder umbennen in */htdocs/install.lock so dass dies nicht noch einmal aufgerufen werden kann
    • im Unterverzeichnis /documents eine Datei install.lock anlegen. Wenn Rechte gesetzt werden können nur rw für root:
    • -rw——- 1 146289 customer 0 Nov 18 13:31 install.lock
    • Damit kann ein Aufrufen des Installationsskripts unterbunden werden.

Weitere Konfiguration mit Ersteinrichtung und Personalisierung)

  • Nach der Installation ist die Erstanmeldung mit dem Administratorzugang und dem vergebenen Passwort unter Nutzung der Login-Seite möglich unter:
    • dolibarr/htdocs/ bspw.: http://www.website.de/erp/htdocs/
  • Nach der ersten Anmeldung müssen wichtige Einstellungen konfiguriert/angepasst werden:
    • Einstellungen -> Firma/Stiftung – Angaben zum Unternehmen
    • Einstellungen -> Firma/Stiftung  – Aktivierte/nicht aktivierte Module (bspw. Buchhaltung) und Erstkonfiguration
  • Die weiteren Schritte zur Ersteinrichtung und Personalisierung werden (ggf.) in einem weiteren Artikel behandelt
Dolibarr – Aufforderung zur Erstkonfiguration nach erster Anmeldung

Leistungsdaten/Kenndaten des STRATO Hostingpakets

PHP

  • Version: 5.6.38
  • HOST: SunOS localhost 5.10 Generic_150401-49 i86pc
  • API: CGI/FastCGI

MqSQL-Version (lt. beschriebener Installation)

  • 5.6.41

 

 

 

 

 

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